היקף קטן וידוע מכלל התיעוד המתנהל בגופי הממשל, הינו בעל ערך לשמירה לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית והיסטורית, ועליו להיות מופקד בארכיון המדינה מתוקף המסגרת החוקית בתוכה הוא נמצא ופועל.

אחריותם המשותפת של כל מוסדות המדינה לנהל בצורה מיטבית את כל רשומותיהן ובכללם את אלה המשקפות  את פעילותם הקריטית ובבוא הזמן להעביר אותן למשמרת בארכיון המדינה בצורה מסודרת.

ולשם כך, ארכיון המדינה יצר הנחיות המסבירות את תהליך ההפקדה