חדשות אגף ממשל

אודות אגף ממשל בארכיון המדינה

אגף ממשל אחראי על הממשק בין ארכיון המדינה למוסדות המדינה:

  1. עידוד הפקדת תיעוד דיגיטלי.
  2. רגולציה בנושא ניהול מידע.
  3. מיפוי מבנה, תכנים ומערכות אחסון.
  4. הערכת תיעוד לביעור והפקדה.
  5. קליטת התיעוד הנבחר לארכיון.
  6. שמירה ושימור התיעוד לצמיתות.
  7. מתן אישורי ביעור לתיעוד שגרתי הנמצא במוסדות בחלוף תקופת השמירה עליו.
  8. שימור ושיקום פיסי של תיעוד ניירי סריקתו והפיכתו לדיגיטלי

הממשק מתבצע באמצעות ארבע פונקציות ייעודיות המרכיבות את אגף ממשל:

  1. מחלקת הפקדות.
  2. מחלקת ביעור.
  3. מחלקת סריקה וגניזה.
  4. מחלקת שימור ושיקום.

 

מטרות אגף ממשל:

  • שיפור תהליכי העבודה ייעודיים מול מוסדות המדינה.
  • מתן שירות מקצועי, איכותי ויעיל.
  • פרסום מידע ונהלים עדכניים בתחום האחריות לטובת שקיפות ושת”פ יעיל.

 

קהל היעד

  • מוסדות מדינה כפי הגדרתם בחוק הארכיונים (משרדי ממשלה, מוסדות לאומיים, רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות.
  • מוסד פרטי/אזרח שבבעלותו או בחזקתו נמצא חומר ארכיוני.

 

מבנה האגף:

אורך הסרטון 1:18

מחלקות האגף

  • הפקדות דיגיטליות

    המחלקה אחראית על איתור חומר ארכיוני, דיגיטלי וניירי, המצוי במוסדות המדינה, ברשויות מקומיות וברשות גופים פרטיים וראוי להישמר לצמיתות בארכיון המדינה והבאתו לארכיון. כחלק מפעילותה, המחלקה קובעת תקופות שמירה וביעור של רשומות המתייחסות לפעילותם המקצועית והמנהלית של גופים אלה. בנוסף, המחלקה אחראית לקביעת מדיניות השמירה של הרשומות על סוגיהן השונים, ובכלל זה רשומות אלקטרוניות.
    למחלקת הפקדות שתי מטרות עיקריות:
    1. מיפוי מוסדות המדינה וזיהוי היחידות המייצרות תיעוד בעל חשיבות היסטורית שיש להביאו לארכיון.
    2. הבאת החומר הארכיוני והפקדתו בארכיון.

  • גניזה וסריקה

    המחלקה אחראית בקבלת החומר הארכיוני המיועד לשמירה לצמיתות, בדיקת תכולתו ותיקון הרשימה במידת הצורך. כמו כן, על המחלקה לוודא שהגופים המפקידים מעודכנים לגבי סיום קליטת ההפקדה במערכות הפנימיות של ארכיון המדינה. בנוסף, מטפלת המחלקה בכל הבקשות לחומרים ארכיונים המגיעים ממוסדות המדינה ומהציבור הרחב.
    המחלקה מדריכה קבוצות מגופי ממשל המגיעות לסיורים באתר הגניזה.

  • ביעור

    המחלקה אחראית על ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק. ביעור הרשומות נעשה בהתאם לתקנות הארכיונים ובצורה מבוקרת. התקנות קובעות את נהלי ביעור החומר הארכיוני והן מחייבות את כל מוסדות המדינה. כמו כן, אחראית המחלקה להסדרת נושא תקופת אחזקת התיעוד במוסדות המדינה על פי התקנות וההנחיות לאורך מחזור חייו הרלוונטיים.

  • מעבדת שימור ושיקום

מדיניות ונהלים

מסמכי העבודה בארגון מהווים את בסיס המידע העיקרי של מוסדות המדינה. למעשה אלה הם כלי העבודה העיקריים בניהול המידע, קבלת החלטות ותיעודן. על כן, עבודה מאורגנת (או מסודרת) דורשת ניהול מאורגן ויעיל של רשומות מסמכי המוסד. או אולי את המשפט: על כן, ניהול מאורגן ויעיל של רשומות מסמכי המוסד מביא לעבודה מאורגנת/מסודרת.

בינואר 1955 נחקק בכנסת “חוק הארכיונים”, המהווה את המסגרת המשפטית, המנהלית והמקצועית לניהול המערכת הארכיונית במדינת ישראל. החוק מעניק לגנז המדינה ובאמצעותו לעובדי ארכיון המדינה את הסמכות להדריך, להנחות ולפקח על ניהול הארכיונים, הרשומות והמסמכים במוסדות המדינה, ברשויות המקומיות ובתאגידים ממשלתיים.

על כן, אחראי האגף בהפקת הנחיות ונהלים לתחומים שבאחריותו: ניהול מסמכים במערכת לניהול מסמכים או בתיקיוני נייר, ביעור חומר ארכיוני ניירי או דיגיטלי, הפקדתו בארכיון המדינה, קביעת תקופות שמירה על פי חוק, אחזקתו לאורך מחזור חייו ועוד.

  • ניהול מידע דיגיטלי

    בשנים האחרונות יוצרים משרדי הממשלה מסמכים רשמיים ממוחשבים, באורח שהפך את כל התיעוד לדיגיטלי. בעקבות השינוי החליטה ממשלת ישראל שעל ארכיון המדינה לעבוד בסביבה דיגיטלית, וכן להנחות את המשרדים בהתאם. ארכיון המדינה אשר אמון על פי חוק להנחות את עובדי המדינה בתחום ניהול המסמכים ושמירתם, הפיק סדרת נהלים שמתייחסים לניהול הדיגיטלי שלהם. מטרתם היא להבטיח שמירה מסודרת של המסמכים ויכולת אחזור שלהם. הנהלים מתייחסים להתנהלות במערכת לניהול מסמכים, ניהול דואר אלקטרוני והפקדה בארכיון המדינה של העתקי המסמכים הדיגיטליים בעלי החשיבות ההיסטורית.

  • ניהול מידע ניירי

    בתיקיונים ובמגנזות של משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות מצטברות מדי שנה כמויות של חומר ארכיוני. החומר המצטבר הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט, דו"חות, פרוטוקולים מדיונים, אסמכתאות כספיות, הזמנות ועוד. חלק קטן מחומר זה הינו בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית ומחקרית. רובו של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת. ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק, מביא לחסכון במקום אחסון ובמשאבים כספיים, ומאפשר שמירה יעילה ובטוחה של חומר רב, שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.
    המחלקה לפיקוח ולהדרכה מסייעת למוסדות המדינה לאתר חומר ארכיוני ניירי שאותו ניתן לבער, מייעצת בדבר אחזקת החומר במגנזות פרטיות עד למועד ביעורן ומנחה כיצד לערוך את החומר הארכיוני שיש לו ערך לשמירה לצמיתות, לקראת הפקדתו בארכיון המדינה.

  • תקופת שמירה וביעור

    בחוק הארכיונים נקבעו במהלך השנים, משנת 1955 ועד היום, תקופות החזקה לחומר ארכיוני - מסמכים ורשומות, המנוהל במוסדות המדינה השונים.
    כאן ניתן למצוא פירוט של סדרות החומר הארכיוני בחלוקה של תקנות ביעור ושל הנחיות שמירה, המובאות לפי מוסדות המדינה והיחידות הארגוניות שבתוכו.
    בחרנו להציג את תקופות השמירה בחלוקה לארבעה חטיבות:
    • תקנות והנחיות כלליות, הנוגעות לכלל מוסדות המדינה לרבות הרשויות המקומיות
    • תקנות והנחיות המתייחסות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך שלהן
    • תקנות והנחיות המתייחסות לבתי משפט ובתי דין
    • תקנות והנחיות המתייחסות לחברות ממשלתיות ותאגידים ממשלתיים, שמהווים גופים בפיקוח גנז המדינה.

לכל הרגולציות