אודות אגף ממשל

מידע נוסף

מחלקות האגף

• 

  הפקדות

  המחלקה אמונה על מיפוי, איתור והפקדה של חומר ארכיוני, דיגיטלי וניירי, המצוי במוסדות המדינה, ברשויות מקומיות וברשות גופים פרטיים וראוי להישמר לצמיתות בארכיון המדינה.
  כחלק מפעילותה, המחלקה קובעת נהלים בתחום ניהול המידע, הסדרת תקופות שמירה ומתן אישור ביעור אחר סריקה של תיעוד שגרתי.
  

• 

  גניזה וסריקה

  המחלקה אמונה על קבלת החומר הארכיוני הפיזי המיועד לשמירה לצמיתות, בדיקת תכולתו ותיקון רשימות המצאי במידת הצורך.
  המחלקה מוודאת שהגופים המפקידים מעודכנים בתהליך ההפקדה לרבות סיום קליטת ההפקדה ובמיקומה בארכיון המדינה.
  המחלקה אחראית על איתור ושינוע תיקים לבקשת הגורמים המפקידים ומטפלת בכל הבקשות לעיון בחומרים הארכיונים המגיעים ממוסדות המדינה ומהציבור הרחב ע"י סריקתם.
  

• 

  ביעור

  המחלקה אמונה על מתן אישורי ביעור לתיעוד שגרתי, בסיום מחזור החיים שלו, באשר הוא חסר ערך ארכיוני לשמירה לצמיתות.
  המחלקה אחראית להסדיר ולתקף את תקופות השמירה לכל מוסדות המדינה ובכך לקבוע את אורך מחזור חייו הרלוונטי של התיעוד השגרתי.
  ביעור הרשומות נעשה בצורה מבוקרת, בהתאם להנחיות ולתקנות הארכיונים.
  

• 

  מעבדת שימור ושיקום

  המחלקה מפעילה שיטות עבודה מקובלות בעולם הרסטורציה על תיעוד ארכיוני לטובת שימור ושיקום פיסי של פריטים ארכיוניים על גבי מצע ניירי.

מדיניות ונהלים

• 

  נהלי ניהול מידע

  בשנים האחרונות יוצרים משרדי הממשלה מסמכים רשמיים ממוחשבים, באורח שהפך את כל התיעוד לדיגיטלי. בעקבות השינוי החליטה ממשלת ישראל שעל ארכיון המדינה לעבוד בסביבה דיגיטלית, וכן להנחות את המשרדים בהתאם. ארכיון המדינה אשר אמון על פי חוק להנחות את עובדי המדינה בתחום ניהול המסמכים ושמירתם, הפיק סדרת נהלים שמתייחסים לניהול הדיגיטלי שלהם. מטרתם היא להבטיח שמירה מסודרת של המסמכים ויכולת אחזור שלהם. הנהלים מתייחסים להתנהלות במערכת לניהול מסמכים, ניהול דואר אלקטרוני והפקדה בארכיון המדינה של העתקי המסמכים הדיגיטליים בעלי החשיבות ההיסטורית.

• 

  ביעור והפקדת חומר ארכיוני

  בתיקיונים ובמגנזות של משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות מצטברות מדי שנה כמויות של חומר ארכיוני. החומר המצטבר הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט, דו"חות, פרוטוקולים מדיונים, אסמכתאות כספיות, הזמנות ועוד. חלק קטן מחומר זה הינו בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית ומחקרית. רובו של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת. ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק, מביא לחסכון במקום אחסון ובמשאבים כספיים, ומאפשר שמירה יעילה ובטוחה של חומר רב, שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.
  המחלקה לפיקוח ולהדרכה מסייעת למוסדות המדינה לאתר חומר ארכיוני ניירי שאותו ניתן לבער, מייעצת בדבר אחזקת החומר במגנזות פרטיות עד למועד ביעורן ומנחה כיצד לערוך את החומר הארכיוני שיש לו ערך לשמירה לצמיתות, לקראת הפקדתו בארכיון המדינה.

• תקופת שמירה וביעור

  בחוק הארכיונים נקבעו במהלך השנים, משנת 1955 ועד היום, תקופות החזקה לחומר ארכיוני - מסמכים ורשומות, המנוהל במוסדות המדינה השונים.
  כאן ניתן למצוא פירוט של סדרות החומר הארכיוני בחלוקה של תקנות ביעור ושל הנחיות שמירה, המובאות לפי מוסדות המדינה והיחידות הארגוניות שבתוכו.
  בחרנו להציג את תקופות השמירה בחלוקה לארבעה חטיבות:
  • תקנות והנחיות כלליות, הנוגעות לכלל מוסדות המדינה לרבות הרשויות המקומיות
  • תקנות והנחיות המתייחסות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך שלהן
  • תקנות והנחיות המתייחסות לבתי משפט ובתי דין
  • תקנות והנחיות המתייחסות לחברות ממשלתיות ותאגידים ממשלתיים, שמהווים גופים בפיקוח גנז המדינה.