בתיקיונים ובמגנזות של משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות מצטברות מדי שנה כמויות של חומר ארכיוני. החומר המצטבר הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט (כגון תיקים אישיים), דו”חות, פרוטוקולים מדיונים, אסמכתאות כספיות, הזמנות ועוד. חלק קטן מחומר זה הינו בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית ומחקרית. רובו של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת.

ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק, מביא לחסכון במקום אחסון ובמשאבים כספיים, ומאפשר שמירה יעילה ובטוחה של חומר רב, שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.

המחלקה לפיקוח ולהדרכה מסייעת למוסדות המדינה לאתר חומר ארכיוני ניירי שאותו ניתן לבער, מייעצת בדבר אחזקת החומר במגנזות פרטיות עד למועד ביעורן ומנחה כיצד לערוך את החומר הארכיוני שיש לו ערך לשמירה לצמיתות, לקראת הפקדתו בארכיון המדינה.