ממשל

דף בהקמה

אגף ממשל בארכיון המדינה

אגף הממשל אחראי על הממשק שבין ארכיון המדינה לבין מוסדות המדינה בנושאים:

  • ניהול המידע הארכיוני
  • הערכת מסמכים ארכיוניים לביעור או הפקדה
  • מתן אישורי ביעור בחלוף תקופת השמירה
  • עידוד הפקדת מסמכים ארכיוניים דיגיטליים בארכיון
  • קליטת המסמכים לצמיתות בארכיון
  • שמירה ושימור המסמכים לצמיתות בארכיון
  • השאלת החומר לגורמים המפקידים
  • סריקת המסמכים הנייריים לשם הנגשתם לציבור
  • שיקום פיסי של תיעוד ניירי בעל מצב פיסי ירוד

 

מטרות אגף ממשל:

  • שיפור תהליכי עבודה ייעודיים מול מוסדות המדינה
  • מתן שירות מקצועי, איכותי ויעיל
  • פרסום מידע ונהלים עדכניים

קהל היעד

  • מוסדות מדינה לפי הגדרתם בחוק הארכיונים (משרדי ממשלה, מוסדות לאומיים, רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות וכד’).
  • כל מי שבחזקתו חומר ארכיוני ממלכתי

מבנה האגף:

אורך הסרטון 1:44

השירותים שלנו

  • הפקדות

    המחלקה אמונה על מיפוי, איתור וקידום הפקדה של חומר ארכיוני, דיגיטלי וניירי, המצוי במוסדות המדינה וברשות גופים פרטיים וראוי להישמר לצמיתות בארכיון המדינה.
    כחלק מפעילותה, המחלקה קובעת נהלים בתחום ניהול המידע, ומנפיקה אישורי ביעור אחר סריקה של תיעוד שגרתי.

  • גניזה וסריקה

    המחלקה אמונה על קבלת חומר ארכיוני פיזי המיועד לשמירה לצמיתות ועל תפעול אתר הגניזה הלאומי.
    המחלקה מוודאת שהגופים המפקידים מעודכנים בתהליך ההפקדה לרבות סיום קליטת ההפקדה ומיקומה בארכיון המדינה. ונותנת שירות איתור והשאלה של תיקים לבקשת הגורמים המפקידים.
    בנוסף, המחלקה מקדמת תהליך סריקה תעשייתי לטובת יצירת מחסן דיגיטלי המשמש בסיס להנגשת התיעוד לציבור. וסריקה על פי דרישה (אד הוק) לטובת הנגשה דיגיטלית מהירה לבקשות העיון המגיעים מהציבור הרחב וממוסדות המדינה.

  • ביעור

    המחלקה אמונה על מתן אישורי ביעור לתיעוד שגרתי, בסיום מחזור החיים שלו, באשר הוא חסר ערך ארכיוני לשמירה לצמיתות.
    המחלקה אחראית להסדיר ולתקף את תקופות השמירה לכל מוסדות המדינה ובכך לקבוע את אורך מחזור חייו הרלוונטי של התיעוד השגרתי.
    ביעור הרשומות נעשה בצורה מבוקרת ומאושרת, בהתאם להנחיות ולתקנות הארכיונים.

  • מעבדת שימור ושיקום

    מעבדה ייעודית המפעילה מכשור ושיטות עבודה ייחודיים, על מנת לחזק, לשקם ולשמר את הפריטים הארכיוניים הנייריים לשימוש הדורות הבאים.

רגולציה ונהלי עבודה

מסמכי העבודה בארגון מהווים את בסיס המידע העיקרי של מוסדות המדינה. אלה הם כלי העבודה העיקריים בניהול המידע, קבלת החלטות ותיעודן. על כן, נדרש ניהול מאורגן ויעיל של רשומות מסמכי המוסד.

בינואר 1955 נחקק בכנסת “חוק הארכיונים”, המהווה את המסגרת המשפטית, המנהלית והמקצועית לניהול המערכת הארכיונית במדינת ישראל. החוק מעניק לגנז המדינה, ובאמצעותו, לעובדי ארכיון המדינה, את הסמכות להנחות על סדרי ניהול הארכיונים, הרשומות והמסמכים במוסדות המדינה, ברשויות המקומיות הנמצאים תחת חוק הארכיונים.

על כן, אחראי האגף בהפקת הנחיות ונהלים לתחומים שבאחריותו: ניהול רשומות במערכת לניהול מסמכים או בתיקיוני נייר, אחזקת חומר ארכיוני ניירי או דיגיטלי לאורך מחזור חייו, הפקדתו בארכיון המדינה, קביעת תקופות שמירה על פי חוק, ביעורו בתום התקופה ועוד.

  • הנחיות לניהול מידע דיגיטלי

    מוסדות המדינה יוצרים מסמכים רשמיים ממוחשבים באורח שהפך את רוב התיעוד שנוצר על ידם לדיגיטלי. בעקבות כך החליטה ממשלת ישראל שעל ארכיון המדינה לעבוד בסביבה דיגיטלית, ולהנחות את המשרדים בהתאם.
    ארכיון המדינה, האמון להנחות את מוסדות המדינה בתחום ניהול המסמכים ושמירתם, הפיק סדרת נהלים שמטרתם העיקרית היא להבטיח שמירה מסודרת של המסמכים ויכולת אחזור נאותה שלהם. הנהלים מתייחסים, בין היתר, להתנהלות נכונה במערכת לניהול מסמכים, ניהול דואר אלקטרוני לטובת הפקדה עתידית מסודרת של העתקי המסמכים הדיגיטליים בעלי החשיבות ההיסטורית בארכיון המדינה

  • הנחיות להפקדת תיעוד ארכיוני לצמיתות בארכיון המדינה

    היקף קטן וידוע מכלל התיעוד המתנהל בגופי הממשל, הינו בעל ערך לשמירה לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית והיסטורית, ועליו להיות מופקד בארכיון המדינה מתוקף המסגרת החוקית בתוכה הוא נמצא ופועל.

    אחריותם המשותפת של כל מוסדות המדינה לנהל בצורה מיטבית את כל רשומותיהן ובכללם את אלה המשקפות את פעילותם הקריטית ובבוא הזמן להעביר אותן למשמרת בארכיון המדינה בצורה מסודרת.
    ולשם כך, ארכיון המדינה יצר הנחיות המסבירות את תהליך ההפקדה

  • ביעור

    בתיקיונים ובמגנזות של מוסדות המדינה והרשויות המקומיות מצטברות מדי שנה כמויות גדולות של חומר ארכיוני. התיעוד המצטבר, אגב התנהלותו השגרתית, הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט, דו"חות, פרוטוקולים, אסמכתאות כספיות, הזמנות ועוד.
    חלק קטן מחומר זה הינו בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית ומחקרית ועתיד לעבור לארכיון בבוא העת, אבל רובו הגדול של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת בתקנות הביעור או הנחיות מכוחה.
    ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק, מביא לחסכון במקום אחסון ובמשאבים כספיים, ומאפשר שמירה יעילה ובטוחה של חומר ארכיוני רב, שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.
    מחלקת הביעור מסייעת למוסדות המדינה להעריך חומר ארכיוני ניירי שאותו ניתן לבער, מייעצת בדבר אחזקת החומר במגנזות פרטיות עד למועד ביעורן ומשמשת כרגולטור ומנחה מקצועי המאשר ביעור של חומר ארכיוני שגרתי.

  • תקופות שמירה וביעור

    בחוק הארכיונים נקבעו במהלך השנים, משנת 1955 ועד היום, תקופות החזקה לחומר ארכיוני - מסמכים ורשומות, המנוהלים במוסדות המדינה השונים.
    כאן ניתן למצוא פירוט של סדרות החומר הארכיוני בחלוקה של תקנות ביעור ושל הנחיות שמירה, המובאות לפי נושאי תיעוד במוסדות המדינה ובהיחידות הארגוניות שבתוכו.
    תקופות השמירה מחולקות לחמש חטיבות:
    • תקנות והנחיות כלליות, הנוגעות לכלל מוסדות המדינה על פי צו (חברות ממשלתיות ותאגידים ממשלתיים)
    • תקנות והנחיות המתייחסות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך שלהן.
    • תקנות והנחיות המתייחסות לרשויות המקומיות.
    תקנות והנחיות המתייחסות לבתי משפט ובתי דין.
    • תקנות והנחיות המתייחסות מועצות דתיות.

לכל הרגולציות

בקרו אותנו בארכיון

א.ש. הרטום 14, הר חוצבים, בניין RAD, ירושלים ממרכז העיר: קווים 71,72 לרדת בתחנת גולדה/הרטום מתחנה מרכזית: 67,69,68,38 תחנת ירידה מהאוטובוס - הר חוצבים/הרטום והליכה רגלית כ-8 דקות מגבעת התחמושת: קו 40 בשעות הבוקר בלבד הגעה ישירה - תחנת בניין RAD